Das Problem: Nicht jede Transaktion braucht eine Rechnung
Auf deinem Geschäftskonto passiert viel mehr als Rechnungszahlungen. Gehälter, Miete, Versicherungsbeiträge, Steuerzahlungen, Daueraufträge, interne Umbuchungen — all diese Transaktionen haben keine zugehörige Eingangsrechnung.
Beim Rechnungsabgleich erzeugen sie Rauschen. Das Matching-System versucht, für jede Transaktion eine passende Rechnung zu finden — auch für Transaktionen, die gar keine haben. Das Ergebnis: falsche Vorschläge, niedrige Abdeckungsquote und unnötige manuelle Arbeit.
Was Ignorierregeln sind
Ignorierregeln sagen dem System: "Diese Transaktion braucht keine Rechnung. Überspringe sie beim Matching."
Eine Ignorierregel kann basieren auf:
- Empfänger/Absender: z.B. alle Transaktionen mit "Finanzamt" oder "Versicherung XY"
- Betrag: z.B. alle Transaktionen über genau -1.200,00 € (Miete)
- Kombination: z.B. Empfänger enthält "Gehalt" UND Betrag ist negativ
Einmal eingerichtet, werden passende Transaktionen automatisch als "ignoriert" markiert — bei jedem zukünftigen Import.
Typische Kandidaten für Ignorierregeln
Gehälter
Monatliche Gehaltszahlungen an Mitarbeiter. Fester Betrag, fester Empfänger, jeden Monat.
Miete und Nebenkosten
Die Büromiete, Lagerhalle oder Co-Working-Gebühren. Fester Betrag, fester Empfänger.
Versicherungen
Betriebshaftpflicht, Krankenversicherung, D&O-Versicherung. Meist vierteljährliche oder jährliche Abbuchungen.
Steuerzahlungen
Umsatzsteuer-Vorauszahlungen, Einkommensteuer-Vorauszahlungen, Gewerbesteuer. Kommen vom oder gehen an das Finanzamt.
Daueraufträge
Fixe monatliche Zahlungen wie Telefonanschluss, Internet, Softwareabonnements mit festen Beträgen.
Interne Umbuchungen
Überweisungen zwischen eigenen Konten. Diese brauchen definitiv keine Rechnung.
Bankgebühren
Kontoführungsgebühren, Kartengebühren. Kleine, wiederkehrende Beträge von der Bank selbst.
Vorher/Nachher: Der Unterschied
Ohne Ignorierregeln (30 Transaktionen)
- 18 Rechnungszahlungen → automatisch zugeordnet
- 12 wiederkehrende Transaktionen → "nicht zugeordnet", verstopfen die Prüfschlange
- Abdeckungsquote: 60 %
- Manuelle Arbeit: 12 Transaktionen prüfen und als "kein Beleg nötig" markieren
Mit Ignorierregeln (30 Transaktionen)
- 18 Rechnungszahlungen → automatisch zugeordnet
- 12 wiederkehrende Transaktionen → automatisch ignoriert
- Abdeckungsquote: 100 %
- Manuelle Arbeit: 0 Transaktionen (bei perfektem Matching)
Der Unterschied ist nicht nur optisch. Eine saubere Abdeckungsquote gibt dir Sicherheit, dass wirklich keine Rechnungen fehlen. Wenn alles zugeordnet oder ignoriert ist, hast du den Überblick.
Ignorierregeln einrichten
Schritt 1: Wiederkehrende Transaktionen identifizieren
Gehe die nicht zugeordneten Transaktionen durch und notiere, welche regelmäßig auftauchen. Typische Muster:
- Gleicher Empfänger jeden Monat
- Gleicher Betrag jeden Monat
- Verwendungszweck enthält "Gehalt", "Miete" oder ähnliches
Schritt 2: Regel erstellen
In invoice-matcher.io navigierst du zu den Ignorierregeln und erstellst eine neue Regel:
- Gib den Empfängernamen ein (oder einen Teil davon)
- Optional: Schränke auf einen bestimmten Betrag ein
- Speichern
Schritt 3: Testen
Die Regel wird sofort auf bestehende Transaktionen angewendet. Prüfe, ob die richtigen Transaktionen als ignoriert markiert werden.
Best Practices
1. Spezifisch sein
"Alle negativen Beträge ignorieren" ist keine gute Regel. "Empfänger enthält 'Finanzamt Wien'" ist spezifisch genug.
2. Regelmäßig prüfen
Überprüfe deine Ignorierregeln quartalsweise. Haben sich Beträge geändert (Mieterhöhung)? Gibt es neue wiederkehrende Transaktionen?
3. Nicht übertreiben
Ignorierregeln sind für Transaktionen OHNE Rechnung. Wenn ein Softwareabo eine Rechnung hat, solltest du es nicht ignorieren, sondern die Rechnung zuordnen.
4. Dokumentieren
Notiere, warum eine Regel existiert. Bei einer Betriebsprüfung musst du erklären können, warum bestimmte Transaktionen keine Belege haben.
Fazit
Ignorierregeln sind ein einfaches, aber mächtiges Werkzeug. Sie reduzieren das Rauschen im Rechnungsabgleich, verbessern die Abdeckungsquote und eliminieren unnötige manuelle Arbeit.
Investiere 10 Minuten in die Einrichtung deiner Ignorierregeln — und spare dir danach jeden Monat wiederkehrende manuelle Arbeit.
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