Rechnungsabgleich für Steuerberater — Mandate strukturiert abwickeln

Wer eine Steuerkanzlei führt oder als Steuerberater mehrere Mandate betreut, kennt den Alltag: Jeden Monat treffen Rechnungen in den unterschiedlichsten Formaten ein — als PDF, als Scan, als weitergeleitete E-Mail. Jede einzelne muss einer Banktransaktion zugeordnet werden. Bei zwanzig oder fünfzig Mandanten gleichzeitig wird aus Routine schnell ein Flaschenhals.

Genau dafür haben wir invoice-matcher.io entwickelt.

Die Ausgangslage

Steuerberater und Kanzleien stehen beim Rechnungsabgleich vor Herausforderungen, die über das übliche Maß hinausgehen:

Hohes Belegvolumen über viele Mandate

Der Abgleich betrifft nicht ein einzelnes Unternehmen, sondern zehn, zwanzig oder fünfzig Mandanten — jeder mit eigenen Bankkonten, Lieferanten und Rechnungsformaten. Den Überblick darüber zu behalten, welche Rechnung zu welchem Mandanten gehört und welche Transaktion dazu passt, ist eine organisatorische Aufgabe für sich.

Schwankende Belegqualität

Manche Mandanten liefern sauber strukturierte PDFs. Andere leiten unscharfe Handyfotos oder handschriftliche Belege weiter. Der Abgleichprozess muss beides verarbeiten können, ohne aufzuhalten.

Fristendruck bei Monats- und Quartalsabschlüssen

Abschlussfristen erzeugen vorhersehbare Engpässe. Wenn alle Mandanten gleichzeitig ihre Bücher benötigen, skaliert manueller Abgleich schlicht nicht.

Steigende Anforderungen der Mandanten

Mandanten erwarten kürzere Durchlaufzeiten, nachvollziehbare Statusmeldungen und ordentlich aufbereitete Exporte. Das mit Tabellenkalkulationen und manuellen Prozessen zu leisten, wird zunehmend schwieriger.

So löst invoice-matcher.io diese Probleme

Ein Werkzeug, viele Mandate

Jeder Mandant erhält seine eigene Organisation innerhalb von invoice-matcher.io. Rechnungen, Transaktionen und Zuordnungen sind strikt voneinander getrennt. Der Wechsel zwischen Mandanten dauert Sekunden — ohne Risiko, dass Daten durcheinander geraten.

KI-Extraktion verarbeitet jedes Belegformat

Laden Sie ein PDF hoch, scannen Sie einen Beleg oder leiten Sie eine E-Mail weiter. Das OCR- und KI-System extrahiert Lieferant, Betrag, Datum, Rechnungsnummer und USt-IdNr. — unabhängig von Dokumentenqualität oder Layout. Die gesamte Verarbeitung findet innerhalb der EU statt, auf Servern in Frankfurt und Paris.

Automatischer Abgleich spart Stunden

Sobald die Rechnungsdaten extrahiert und die Kontoauszüge importiert sind (CSV oder OFX), vergleicht die Matching-Engine beide Seiten über fünf Kriterien: Betrag, zeitliche Nähe, Lieferantenname, Rechnungsreferenz und Währung. Zuordnungen mit hoher Treffsicherheit werden sofort bestätigt. Uneindeutige Fälle landen in der Prüfliste, wo Ihr Team sie freigeben oder neu zuweisen kann.

Exportfertig für Mandanten und Finanzamt

Nach Abschluss des Abgleichs exportieren Sie alles als strukturierte ZIP-Datei — die PDFs sortiert nach Zuordnungsstatus, dazu eine Übersichts-CSV. Übergeben Sie das Paket an den Mandanten, laden Sie es in DATEV hoch oder archivieren Sie es für das Finanzamt. Ohne Nachformatierung.

Die wichtigsten Funktionen für Kanzleien

• Eigene Organisation pro Mandant — saubere Datentrennung für jedes Mandat
• KI-Extraktion aus PDFs, Scans und E-Mails — verarbeitet jedes Belegformat
• Abgleich in mehreren Währungen — EUR, USD, CHF und über 15 weitere Währungen mit automatischer Wechselkursabfrage
• Fünf-Faktoren-Bewertung — nachvollziehbare Übereinstimmungsstufen für jede Zuordnung
• Prüfliste — uneindeutige Zuordnungen freigeben, neu zuweisen oder ablehnen
• ZIP-Export — strukturiertes Dateipaket zur Übergabe
• Rollen und Berechtigungen — Inhaber, Admin, Betrachter mit feingranularer Zugriffskontrolle
• E-Mail-Posteingang pro Organisation — Mandanten können Rechnungen direkt weiterleiten
• Abdeckungs-Dashboard — der Abgleichfortschritt auf einen Blick
• DSGVO-konform — Daten in Frankfurt gespeichert, verschlüsselt, mit lückenlosem Audit-Trail

Preise für Kanzleien

Für Kanzleien mit vielen Mandanten ist der Enterprise-Plan ausgelegt: unbegrenzte Rechnungen, mehrere Organisationen, API-Zugang, SSO und persönliches Onboarding. Bei größerem Volumen sind Staffelpreise verfügbar.

Wenn Sie den Workflow zunächst mit ein oder zwei Mandanten testen möchten, können Sie mit dem Free-Plan starten: 25 Rechnungen pro Monat, inklusive vollständiger KI-Extraktion und automatischem Abgleich. Keine Kreditkarte erforderlich.

In wenigen Minuten einsatzbereit

1. Konto anlegen — kostenlos und ohne Kreditkarte
2. Die erste Organisation einrichten für Ihren ersten Mandanten
3. Die Rechnungen hochladen (PDF, Bild oder E-Mail-Weiterleitung) und die Kontoauszüge importieren (CSV oder OFX)
4. Die Zuordnungen prüfen — hohe Übereinstimmung wird automatisch bestätigt, der Rest landet in Ihrer Prüfliste
5. Als ZIP exportieren — zur Übergabe an den Mandanten oder zur Archivierung

Die meisten Kanzleien erkennen den Nutzen schon beim ersten Mandat. Die Zeit, die Sie beim Abgleich einsparen, können Sie in die Beratung investieren — dort, wo Ihre Expertise tatsächlich gefragt ist.