Rechnungen kommen per E-Mail — nutze das
Die meisten Rechnungen treffen per E-Mail ein. PDF im Anhang, manchmal auch als Link. Statt jede Rechnung manuell herunterzuladen, umzubenennen und in einen Ordner zu schieben, kannst du sie direkt an invoice-matcher.io weiterleiten.
Die E-Mail-Weiterleitung ist der einfachste Weg, Rechnungen ins System zu bekommen — ohne einen einzigen Upload.
So funktioniert der E-Mail-Posteingang
Eigene Adresse pro Organisation
Jede Organisation in invoice-matcher.io erhält eine eigene E-Mail-Adresse. Die sieht so aus: deine-org@inbox.invoice-matcher.io. An diese Adresse weitergeleitet Rechnungen werden automatisch verarbeitet.
Was passiert nach der Weiterleitung?
- E-Mail empfangen: Das System empfängt deine weitergeleitete E-Mail
- Anhänge extrahieren: PDF-Anhänge werden automatisch erkannt und gespeichert
- OCR + KI-Extraktion: Unser System liest den Text und extrahiert strukturierte Daten — Betrag, Lieferant, Datum, Rechnungsnummer
- Matching: Unser Matching-System sucht automatisch die passende Banktransaktion
- Ergebnis: Die Rechnung erscheint in deinem Dashboard — zugeordnet oder in der Prüfschlange
Der gesamte Vorgang dauert wenige Sekunden. Du musst nichts weiter tun.
Einrichtung in 3 Schritten
Schritt 1: E-Mail-Adresse finden
Logge dich bei invoice-matcher.io ein und navigiere zu deiner Organisation. Die E-Mail-Adresse findest du in den Organisationseinstellungen.
Schritt 2: E-Mail-Regel einrichten
Die einfachste Methode: Richte in deinem E-Mail-Client (Gmail, Outlook, etc.) eine Weiterleitungsregel ein.
In Gmail:
- Einstellungen → Filter und blockierte Adressen → Neuen Filter erstellen
- Filterbedingung: Betreff enthält "Rechnung" ODER Absender ist "buchhaltung@lieferant.de"
- Aktion: Weiterleiten an
deine-org@inbox.invoice-matcher.io
In Outlook:
- Regeln → Neue Regel → Nachrichten von bestimmten Absendern
- Aktion: Weiterleiten an
deine-org@inbox.invoice-matcher.io
Schritt 3: Testen
Leite eine Rechnung manuell weiter und prüfe, ob sie im Dashboard erscheint. Innerhalb weniger Sekunden sollte die Rechnung auftauchen — mit extrahierten Daten.
Best Practices
Direkte Weiterleitung bevorzugen
Leite die Original-E-Mail weiter, nicht eine Kopie oder einen Screenshot. Das System braucht den PDF-Anhang.
Mehrere Anhänge sind kein Problem
Wenn eine E-Mail mehrere PDF-Anhänge enthält, werden alle verarbeitet. Jedes PDF wird als separate Rechnung behandelt.
Nicht-Rechnungs-Anhänge werden ignoriert
Das System erkennt, ob ein PDF eine Rechnung ist. Signaturen, AGBs oder andere Nicht-Rechnungs-PDFs werden aussortiert.
Regelmäßig prüfen
Auch mit automatischer Weiterleitung solltest du einmal pro Woche ins Dashboard schauen. Manchmal landen Rechnungen im Spam oder die Weiterleitungsregel greift nicht.
Häufige Fragen
Was passiert mit meiner Original-E-Mail?
Nichts. Die Weiterleitung erstellt eine Kopie. Deine Original-E-Mail bleibt in deinem Postfach.
Kann ich Rechnungen auch manuell hochladen?
Ja, jederzeit. Drag & Drop im Dashboard funktioniert parallel zur E-Mail-Weiterleitung.
Was, wenn die Rechnung kein PDF ist?
Bilder (JPG, PNG) werden ebenfalls verarbeitet. Wenn die Rechnung nur als Text in der E-Mail steht (kein Anhang), kann sie nicht verarbeitet werden.
Ist das sicher?
Die E-Mail-Adresse deiner Organisation ist eindeutig und nicht öffentlich zugänglich. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Nur Anhänge werden verarbeitet — der E-Mail-Text wird nicht gespeichert.
Für wen lohnt sich die E-Mail-Weiterleitung?
Freelancer und Solopreneure
Du bekommst 10-30 Rechnungen pro Monat per E-Mail? Richte einmal die Weiterleitungsregel ein und vergiss das manuelle Hochladen.
Teams mit mehreren Empfängern
Rechnungen gehen an verschiedene Teammitglieder? Alle können an dieselbe Organisations-Adresse weiterleiten. Zentraler Posteingang, keine doppelten Uploads.
Unternehmen mit vielen Lieferanten
Bei 50+ Lieferanten ist die E-Mail-Weiterleitung der schnellste Weg, alle Rechnungen zu erfassen. Kein manuelles Zusammensuchen mehr.
Fazit
Die E-Mail-Weiterleitung ist der effizienteste Weg, Rechnungen in invoice-matcher.io zu bekommen. Einmal eingerichtet, laufen Rechnungen automatisch ins System — ohne manuelles Herunterladen, Umbenennen oder Hochladen.
Kombiniert mit dem automatischen Matching sparst du den gesamten manuellen Erfassungsprozess. Rechnung kommt rein, KI liest aus, Matching ordnet zu. Du prüfst nur noch die Grenzfälle.
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